A otimização de processos empresariais tornou-se conteúdo recorrente em corporações de incalculáveis ramos de atividade, isto visto que ficou claro que, em tempos de gigantesco concorrência, essa ficou uma das formas mais eficazes de se acentuar dos excessivo. A dificuldade é que não basta simplesmente aspirar partir pra otimização de processos. É preciso seguir um roteiro que vai garantir o sucesso dessa ação, caso oposto, corre o traço de estar utilizando energia e recursos de forma indevida.
Exatamente dessa forma, resolvemos acudir nessa árdua, contudo, recompensadora tarefa, desenvolvendo um manual completo da otimização de processos empresariais. O que é otimização de processos? Antes de mais nada, vamos partir do começo, vamos partir da descrição do que é, verdadeiramente, a otimização de processos. Bem, trata-se de uma série de ações que visam conter os desperdícios ao longo da realização de um serviço ou produto e, por resultância, gerar mais lucro gastando menos.
A otimização visa a melhoria dos processos de uma corporação, em quaisquer que sejam os setores. Deste jeito, se torna possível economizar tempo, esforços, matéria prima e dinheiro. Mas é interessante ressaltar que uma organização não “otimiza por otimizar”, análises necessitam ser realizadas antes de meditar no aprimoramento de alguma fase de geração. Ademais, é necessário pleno discernimento do que cada setor e cada pessoa produz. É preciso compreender bem os processos empresariais para, aí sim, refletir em formas de melhorá-los.
Entendida a função da otimização de processos empresariais é necessário colocar as mãos na massa. Pra essa finalidade, é indicado seguir uma espécie de passo a passo que começa por um Plano de Ação, passando por um Mapeamento e pela Automação de Processos pra, depois, partir para a Análise final. Nas próximas linhas, explicaremos de modo mais aprofundada cada uma dessas etapas.
Existem incalculáveis modelos/ferramentas que ajudam no planejamento do plano de ação, pra auxiliar, separamos três modelos dos mais convencionais e populares para descomplicar o recurso. A Matriz Raci é uma ferramenta que auxilia o plano de ação no quesito “pessoas”. Ela deixa claro pras pessoas quais as tuas responsabilidades e pode ser utilizada de forma individual (de setor por setor) ou de uma forma mais macro (unificando todos os setores da empresa). Informed (o informado) – profissionais que devem ser informados quanto aos resultados e mudanças dos processos.
Não tem que estar envolvido na tomada de decisão. Esta ferramenta favorece para quem não sejam esquecidas em meio as tarefas, além do mais, melhora o senso de responsabilidade dos colaboradores e ainda ajuda no rastreio de infos, uma vez ser possível identificar muito rapidamente seus responsáveis. Outra forma de iniciar um Plano de Ação é pelo 5W2H, que é, na verdade, uma planilha, ou um check-list de atividades específicas!
What – O que será feito? Why – Por que isto será feito? Where – Onde (em que recinto) será feito? Who – Quem irá fazer? When – Quando será feito? How – Como será feito? How Much – Quanto irá gastar? Esta prontamente é uma ferramenta que socorro bastante na direção, execução e no controle das tarefas estipuladas no Plano de Ação.
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Também, pode, facilmente, ser utilizada pra complementar a Matriz Raci. No final das contas, temo o modo mais famoso dentre os três, o PDCA. Um jeito focado em resultados, é uma forma acessível e eficaz de voltar ao controle e melhoria dos processos. Agir (Act) – apesar de tudo, nesta etapa são realizadas as correções que se mostraram necessárias. Uma vez corrigido qualquer ponto, o momento deve recomeçar com o planejamento.
Atenção, apesar de que pareça simples, é preciso escoltar o passo completo. Sempre faça o planejamento com bastante atenção, pare após uma etapa completo pra fazer uma observação completa, além disso, não esqueça de checar ponto com a intenção e reparar possíveis problemas. Outro ponto capital da Otimização de processos empresarial, sem sombra de dúvida, é realizar um mapeamento completo dos seus processos.